“Bir gemiyi rotasından saptırmak, okyanusun ortasında motorunu değiştirmeye çalışmaktan daha kolaydır.”
Dijital dönüşüm yolculuğunuzda SAP S/4HANA’ya geçiş, şirketinizin gemisini yeni bir limana ulaştırmak gibidir. Ancak bu limana güvenle varabilmek için sadece motor gücünü artırmak yetmez; geminin mevcut durumunu analiz etmek, rotayı doğru belirlemek ve mürettebatın her bir ferdini bu yeni sefere hazırlamak gerekir. SAP S/4HANA migration, basit bir teknoloji yükseltmesi değil; iş süreçlerinizi, verinizi ve operasyonel yapınızı geleceğe taşıyacak kapsamlı bir stratejik dönüşüm projesidir. Peki, bu büyük deniz yolculuğuna çıkmadan önce hangi birimler, hangi hazırlıkları yapmalı? Rehber niteliğindeki bu yazı, yelkenleri açmadan önce her detayın kontrol edildiğinden emin olmanız için size bir yol haritası sunuyor.
S/4HANA Migration Nedir ve Neden Önemlidir?
SAP S/4HANA Migration, kurumların mevcut SAP ERP sistemlerini SAP’nin yeni nesil kurumsal kaynak planlama platformu olan S/4HANA’ya taşıma sürecidir. Bu geçiş, yalnızca bir sistem yükseltmesi değildir, aynı zamanda basitleştirilmiş veri modeliyle daha sade, hızlı, mobil uyumlu ve veri odaklı bir altyapıya geçiş anlamına gelir. S/4HANA’nın bellek içi veri tabanı (HANA) ile birlikte gelen yüksek işlem gücü, iş süreçlerinde ciddi performans artışı ve sadeleşme sağlar.
Bu dönüşüm, SAP’nin eski sistemlere olan desteğini belirli tarihlerde sonlandıracak olması nedeniyle teknik bir zorunluluk haline gelirken; aynı zamanda iş süreçlerini dijital çağa uyarlamak isteyen kurumlar için stratejik bir fırsat niteliği taşımaktadır. Ancak bu geçişin başarılı olabilmesi, sadece teknik değil, organizasyonel hazırlığın da güçlü bir şekilde yapılmasını gerektirir.
S/4HANA Migration Kararı Verilmeden Önce: Değerlendirme Aşaması
S/4HANA geçişi bir IT kararı olmaktan çok, şirketin dijitalleşme vizyonunu ilgilendiren bir üst yönetim kararıdır. Bu nedenle öncelikle şirketin mevcut sistem durumu, iş süreçleri, uyarlama düzeyi ve veri kalitesi gibi unsurlar detaylı biçimde analiz edilmelidir. SAP’nin sunduğu araçlarla (Readiness Check, Custom Code Analyzer, Business Scenario Recommendations) mevcut durum net bir şekilde ortaya konmalı ve riskler belirlenmelidir. Bu araçların sağladığı detaylı raporlar, sadece teknik riskleri değil, aynı zamanda iş süreçlerinizdeki sadeleştirme potansiyellerini de ortaya koyar.
Geçişin Greenfield (sıfırdan kurulum), Brownfield (mevcut sistem dönüşümü) veya Selective Data Transition (karma geçiş) senaryolarından hangisiyle yapılacağı belirlenmelidir. Bu seçim yapılırken sadece teknik boyutlar değil, iş birimlerinin mevcut süreçleri, organizasyonel değişim kabiliyeti ve zaman/bütçe kısıtları da göz önünde bulundurulmalıdır. Özellikle eski sistemde birikmiş olan gereksiz verinin temizlenmesi veya yeni bir süreç tasarımına odaklanılması gibi hedefler, doğru senaryonun belirlenmesinde kilit rol oynar.
S/4HANA Migration Kararı Verildi: Şimdi Hangi Birim Ne Yapmalı?
S/4HANA geçişi bir bütün olarak ele alınmalı ve kurum genelinde farklı ekiplerin iş birliğiyle yürütülmelidir. Aşağıda geçişte aktif rol üstlenmesi gereken başlıca birimler ve sorumlulukları detaylandırılmıştır.
1. SAP Basis Ekiplerinin Rolü ve Görev Listesi
S/4HANA migration sürecinin teknik omurgasını SAP Basis ekipleri oluşturur. Şirketiniz SAP Basis hizmetini dışarıdan alıyorsa, bu hizmet sağlayıcının deneyimi geçiş başarısını doğrudan etkiler. SAP Basis ekiplerinin bu süreçteki temel görevleri şunlardır:
- Sistem analizi ve envanter çıkartılması: Mevcut sistemlerin konfigürasyonları, versiyonları ve mimari yapısı değerlendirilir.
- Uyumluluk kontrolleri: SAP’nin önerdiği kernel, DB, OS versiyonları kontrol edilir. Bu kontrollerde, SAP’nin Product Availability Matrix (PAM) aracı kilit bir kaynaktır.
- Migration stratejisi hazırlığı: SUM (Software Update Manager), DMO (Database Migration Option) ve SAP Maintenance Planner araçlarının yapılandırılması. Brownfield geçiş senaryosunda, mevcut veritabanından HANA’ya geçişi sağlayan DMO yöntemi teknik olarak en sık kullanılan ve en güvenli yaklaşımlardan biridir.
S/4HANA geçişi, bir güncelleme sihirbazını çalıştırıp beklemekten çok daha fazlasıdır; teknik uyumluluk, performans ayarları ve güvenlik kontrolleri gibi kapsamlı bir ön çalışma gerektirir.
- Geçiş ortamlarının kurulumu: Sandbox, test ve kalite sistemleri için altyapının hazırlanması.
- Veri tabanı taşıma işlemleri: Eğer mevcut sistem HANA dışında bir veri tabanı kullanıyorsa, bu veriler HANA’ya taşınır.
- Performans testleri: Sistem yük testleri yapılır, darboğazlar belirlenir.
- Rollback planlarının hazırlanması: Geçişin başarısız olması durumunda eski sisteme dönüş senaryoları oluşturulur.
- Canlıya geçiş (go-live) sürecinde teknik destek: Geçiş sırasında sistem stabilitesini sağlamak ve anlık hatalara müdahale etmek.
Bu görevler, yalnızca teknik uzmanlık değil, aynı zamanda proje yönetimi ve dokümantasyon disiplini gerektirir.
2. SAP Uygulama Ekipleri – Süreçlerin Gözden Geçirilmesi
SAP modül danışmanları, her bir modülün mevcut kullanım durumunu analiz ederek sürecin yeniden yapılandırılmasına katkı sunar.
- S/4HANA ile gelen teknolojik değişimlerin iş birimlerine etkisinin analizi.
- Standart SAP süreçleri ile yapılan custom’ların karşılaştırılması ve S/4HANA’da yerini alacak olan yeni standart fonksiyonların belirlenmesi.
- SAP’nin önerdiği best practice senaryolarının incelenmesi.
- SAP Fiori ile değişecek kullanıcı arayüzlerinin test edilmesi. Fiori uygulamalarıyla gelecek yeni kullanıcı deneyimi (UX), iş birimlerinin süreçlerini kökten değiştirebilir.
- Uygulama uyarlamalarının (SPRO) yeni sisteme uyumunun sağlanması.
- Entegrasyon senaryolarının yeniden ele alınması.
Bu ekipler aynı zamanda, iş birimleri ile teknik ekip arasında köprü görevi görür.
3. İş Birimleri – Süreç Sahiplerinin Katılımı
S/4HANA geçişi, yalnızca IT departmanının sorumluluğunda olan bir proje değildir; iş birimlerinin süreçlerini ve ihtiyaçlarını yeniden gözden geçirmeleri gereken stratejik bir dönüşümdür.
Finans, Lojistik, Satış, İnsan Kaynakları gibi operasyonel birimler, SAP üzerinde çalışan süreçlerin doğrudan sahibi oldukları için bu geçişin en önemli paydaşlarıdır.
- Yeni sistemin getireceği değişiklikleri anlamak
- Süreçlerdeki manuel adımların sadeleşmesi için önerilerde bulunmak
- Test senaryolarını ve kullanıcı kabul testlerini oluşturmak
- Yeni sisteme yönelik raporlama ihtiyaçlarını tanımlamak
- Operasyonel kesintileri önlemek için geçici iş akışları planlamak
S/4HANA yalnızca teknik bir değişim değil, kurumun iş yapış biçiminde bir dönüşüm anlamına gelir. Bu nedenle iş birimlerinin aktif katılımı hayati önemdedir.
4. Veri Yönetişimi Ekibi – Temiz ve Uyumlu Veri Hazırlığı
Veri kalitesi, geçişin en kritik başarı faktörlerinden biridir. Özellikle S/4HANA’da gelen, müşteri ve tedarikçi verilerinin Business Partner (BP) yapısına geçişi gibi önemli değişiklikler, veri yönetişimini daha da kritik hale getirir.
- Mevcut ana veri setlerinin (müşteri, tedarikçi, malzeme, cari hesaplar vb.) temizliği
- Kayıtların duplikasyon kontrolü ve standardizasyonu
- Veri sahipliklerinin belirlenmesi
- Geçiş sırasında aktarılacak veri setlerinin seçilmesi
- Veri yükleme senaryolarının test edilmesi
Veri migrasyon araçlarının (LSMW, SAP Data Services, Migration Cockpit) kullanımına hazır olunmalıdır.
5. Proje Yönetim Ofisi (PMO) – Koordinasyonun Sağlanması
Tüm bu hazırlıkların planlı ve zamanında yapılabilmesi için güçlü bir proje yönetimi şarttır.
- Proje planı, kaynak ve bütçe yönetimi.
- Görev paylaşımı ve sorumluluk takibi.
- Proje risklerinin ve bağımlılıkların yönetilmesi. Bu süreçte potansiyel riskler (örneğin, custom kodlardaki uyumsuzluklar veya veri temizliğindeki gecikmeler) önceden belirlenmeli ve eylem planları oluşturulmalıdır.
- Toplantılar, kontrol listeleri ve raporlamalar.
- Kurum içi iletişim ve değişim yönetimi süreçleri.
PMO, hem teknik hem de iş birimlerini eş zamanlı yönetebilme yetkinliğine sahip olmalıdır.
6. Eğitim ve Değişim Yönetimi Ekipleri – Kullanıcı Adaptasyonu
S/4HANA ile birlikte kullanıcı arayüzleri, ekran yapıları ve süreç akışları değişeceği için, kullanıcı tarafındaki adaptasyon süreci kritik öneme sahiptir.
- Yeni sistem için eğitim içeriklerinin hazırlanması
- Eğitim takvimi ve uygulama planı oluşturulması
- Kullanıcı destek mekanizmalarının kurulması (help desk, dokümantasyon)
- Değişime karşı oluşabilecek dirençlerin azaltılması için farkındalık çalışmaları
Unutulmamalı ki, en güçlü sistemler bile kullanıcı benimsemesi olmadan başarıya ulaşamaz.
7. Raporlama ve Analitik Ekipleri – Yeni Dönemin Raporlarını Tasarlamak
S/4HANA ile birlikte analitik altyapılar da dönüşür. Gömülü analiz (Embedded Analytics) yetenekleri sayesinde operasyonel veriler, ek bir iş zekası sistemine ihtiyaç duyulmadan anlık olarak analiz edilebilir.
- Mevcut raporların uyumluluğunun kontrol edilmesi
- SAP Fiori, CDS view, Embedded Analytics gibi teknolojilerin planlaması
- BW sistemleri ile entegrasyonun kontrolü
- SAP Analytics Cloud (SAC) kullanım senaryolarının hazırlanması
Bu ekiplerin katkısıyla, S/4HANA geçişi sadece operasyonel değil, analitik bir dönüşüme de öncülük eder.
S/4HANA Geçişinde Yanlış Bilinenler
S/4HANA geçişi hakkında kulaktan dolma bilgilerle karar almak, projeyi daha başından riske atmak anlamına gelir. İşte sık karşılaşılan bazı yanlış inanışlar:
“Geçiş sadece IT’nin işi.”
Oysa geçiş süreci, iş birimlerinden veri yönetişimine kadar çok disiplinli bir çalışmayı gerektirir.
“Mevcut verileri olduğu gibi aktarırız.”
Veri temizliği yapılmadan taşınan bilgiler, yeni sistemde performans sorunlarına ve raporlama hatalarına neden olur.
“Custom kodları olduğu gibi kullanırız.”
S/4HANA’nın sadeleşmiş yapısı, birçok eski custom geliştirmeyle uyumsuz olabilir. Analiz ve yeniden yapılandırma şarttır.
“Brownfield daha az risklidir”
Brownfield, teknik borcu olan sistemlerde beklenmedik uyumluluk sorunlarına yol açabilir.
“HANA her şeyi hızlandırır”
HANA in-memory yapısıyla güçlü bir altyapı sunsa da, optimize edilmemiş sorgular ve eski tasarımlı raporlar için sihirli bir değnek değildir. CDS View ve AMDP gibi yeni teknolojilerin öğrenilmesi şarttır.
“Fiori sadece bir arayüzdür”
Fiori, rol tabanlı erişim ve iş süreçlerinin yeniden tasarlanmasını gerektirir. Klasik transaction’lara alışkın GUI kullanıcılar için adaptasyon süreci planlanmalıdır.
“Sadece teknik geçiş yeterlidir.”
Eğitim, kullanıcı adaptasyonu ve değişim yönetimi yapılmazsa sistem ne kadar iyi olursa olsun benimsenmez.
“Go-live sonrası her şey biter.”
Gerçekte go-live, dönüşümün başlangıcıdır. Stabilizasyon, destek ve optimizasyon süreçleri de planlanmalıdır.
S/4HANA Geçiş Hazırlıkları Yetersizse Ne Olur? Olası Riskler
S/4HANA geçişi, ciddi planlama ve koordinasyon gerektirir. Hazırlıklar eksik veya yüzeysel yapıldığında şu risklerle karşılaşılır:
- Veri kayıpları: Eksik veya hatalı veri dönüşümü nedeniyle operasyonel aksaklıklar yaşanabilir.
- Canlı sistemde çökme: Yetersiz test veya uyumsuz bileşenler nedeniyle sistem kullanılmaz hale gelebilir. Özellikle custom kodlar bu konuda büyük bir risk taşır ve geçiş öncesi kapsamlı bir şekilde analiz edilmeleri gerekir.
- Kullanıcı direnci: Eğitim eksikliği veya kullanıcı arayüzündeki ani değişiklikler nedeniyle benimseme düşük kalabilir.
- Gecikmiş geçiş: Hatalı planlama nedeniyle proje uzayabilir ve bütçe aşımı yaşanabilir.
- İş süreçlerinde kesinti: Kritik iş akışları geçiş sonrası çalışmayabilir, bu da müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyebilir.
Bu risklerin önüne geçebilmek için, her birimin görevini zamanında ve doğru şekilde yerine getirmesi şarttır.
Sonuç: S/4HANA Geçişi Bir Teknoloji Projesi Değil, Kurumsal Dönüşüm Projesidir
S/4HANA migration, sadece sistem geçişi değil, aynı zamanda iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması ve dijitalleşme hedeflerinin hayata geçirilmesidir. SAP Basis başta olmak üzere tüm teknik ve fonksiyonel birimlerin bu sürece uyumlu bir şekilde dahil olması, geçişin başarısını doğrudan etkiler.
Eğer S/4HANA geçişine hazırlanıyorsanız, adımlarınızı dikkatli atın ve mutlaka uzman ekiplerden destek alın. SAP Basis hizmetlerinde deneyimli bir iş ortağı ile çalışmak, teknik riskleri minimize ederek sorunsuz bir geçiş için en güçlü adımdır. Size özel çözümlerle S/4HANA’ya sorunsuz bir adım atmak için bizimle iletişime geçin.