SAP ortamlarında lisans yönetimi, çoğu zaman sistem performansı kadar konuşulmaz. Ancak gerçekte, yanlış lisans sınıflandırmaları, pasif kullanıcılar ya da dolaylı erişim senaryoları şirketlere milyonlarca liralık gereksiz maliyet olarak geri döner.
Birçok kurum, SAP’in yıllık Lisans Ölçüm (License Audit) süreci ile yüzleştiğinde bu tabloyu fark eder. Oysa lisans yönetimi yalnızca denetim günü hatırlanacak bir konu değildir; proaktif olarak yönetildiğinde hem maliyetleri düşürür hem de denetim stresini ortadan kaldırır.
Bu yazıda, SAP Basis ekiplerinin bu labirentte nasıl yol alabileceğini, en sık karşılaşılan hataları ve SAP’nin resmi araçlarını doğru kullanarak lisans optimizasyonunu nasıl sağlayabileceğini ele alıyoruz.
1. Lisans Yönetimi Neden Bu Kadar Zor?
SAP’nin lisanslama modeli, sistemin teknik altyapısı kadar karmaşıktır. Kullanıcı tipleri (Professional, Limited Professional, Developer, Employee), modül bazlı lisanslar (Engine / Package), dolaylı erişim (Indirect Access) ve dijital erişim modelleri (Document-Based Licensing) farklı ölçüm yöntemleriyle tanımlanır.
📘 SAP Help Portal, lisans ölçüm sürecini “customer-specific license usage measurement” olarak tanımlar ve bunun hem kullanıcı bazlı hem de sistem bazlı analizleri kapsadığını vurgular. Bu tanım, lisans yönetiminin yalnızca mali değil, teknik bir disiplin olduğunu açıkça ortaya koyar.
Zamanla sistemler büyür, roller değişir, entegrasyonlar artar. Bu da hem denetim riskini hem de fazla ödeme ihtimalini beraberinde getirir.
“SAP’de kullanıcıların hangi lisans türüne atanması gerektiği genellikle transaction (işlem kodu) kullanım desenleri üzerinden değerlendirilir. Sistem doğrudan otomatik bir sınıflandırma yapmaz; ancak ST03N, STAD ve Usage Data analizleri, kullanıcının sistemde hangi transaction’ları ne sıklıkla çalıştırdığını göstererek, en uygun lisans tipinin belirlenmesinde temel referans sağlar. Bu yaklaşım, lisanslama sürecini daha isabetli hale getirirken aynı zamanda karmaşıklığını da artıran önemli bir teknik faktördür.”
2. En Sık Yapılan Hatalar ve Görünmeyen Maliyetler
Lisans yönetiminde sorunlar genellikle küçük başlar ama büyük maliyetler yaratır. SAP Community’deki lisans yönetimi tartışmalarında da sıkça belirtildiği gibi, kullanıcı sınıflandırmasındaki hatalar ve dolaylı erişimlerin fark edilmemesi, en yaygın iki problem alanıdır.
🔹 Yanlış Kullanıcı Tipi Atamaları
Bir kullanıcıya Professional lisansı atanmıştır, ancak sadece belge görüntülemektedir. Bu durum yüzlerce kullanıcıda tekrarlandığında şirket aslında hiç kullanmadığı haklar için ödeme yapar.
🔹 Pasif veya Yinelenen Kullanıcılar
SAP Help Portal, user consolidation işleminin lisans ölçüm sürecinin temel adımlarından biri olduğunu belirtir. Aktif olmayan veya yinelenen kullanıcılar, ölçüm araçlarında aktif olarak sayılır ve gereksiz maliyet oluşturur.
🔹 Dolaylı Erişim (Indirect Access)
SAP, dolaylı erişimi “non-SAP applications accessing SAP data via interfaces” olarak tanımlar. Üçüncü parti bir uygulama SAP’ye veri gönderiyorsa, bu kullanıcılar lisanslı sayılabilir. Denetim sırasında en sık tartışılan ve maliyeti yüksek konulardan biridir.
Dolaylı erişim, sadece sözleşmesel bir konu değil, sistemde izlenebilir teknik olaylardır. Basis uzmanları, bu erişimi tespit etmek için SM59 (RFC Bağlantıları), SMGW (Gateway Monitor), STAD (İstatistiksel Kayıtlar), ST03N (Workload Analizi) ve RFCLOG tablosunu düzenli olarak analiz etmelidir.
🔹 SAP Sözleşmesinin Göz Ardı Edilmesi
Lisans yönetimi yalnızca teknik bir süreç değil, aynı zamanda sözleşmesel bir yükümlülüktür. Birçok IT ekibi, genellikle erişimi sınırlı olan SAP lisans sözleşmesini doğrudan inceleme fırsatı bulamaz. Oysa bu sözleşme, kullanıcı tipi tanımlarını, dolaylı erişim kurallarını ve ölçüm metodolojisini belirleyen ana referans dokümandır.
Denetim sürecinde SAP tarafından sağlanan Measurement Script (ölçüm betiği) bu sözleşme hükümlerine göre çalışır ve sistem içinde değiştirilemez. Dolayısıyla, sözleşmeden bağımsız bir lisans yönetimi yapmak mümkün değildir.
3. Denetim (Audit) Süreci: Şirketlerin En Çok Paniklediği An
SAP, denetim süreci kapsamında genellikle yılda bir kez müşterilerinden USMM (User Measurement Tool) ve LAW3 (License Administration Workbench 3.0) veya SAP Solution Manager License Audit Management üzerinden raporlarını ister.
SAP Help Portal’a göre USMM, “the standard tool for collecting measurement data from an SAP system” olarak tanımlanır — yani lisans ölçümünün başlangıç noktasıdır. LAW3 veya Solution Manager License Audit Management ise bu verileri birleştirip, konsolide edip SAP’ye iletir.
Bu raporlarda:
- Kullanıcı lisans tipleri sözleşmeye uymayabilir,
- Dolaylı erişimler fark edilebilir,
- Kullanım hacmi yanlış ölçülmüş olabilir.
Bu durumlarda SAP, sözleşme dışı kullanım için ek lisans bedeli talep edebilir. Asıl neden genellikle teknik değil, sürekli izleme eksikliğidir.
Ek Bilgi Kaynağı
SAP Basis Otomasyon Senaryoları ile nasıl zaman kazanacağınızı keşfedin!
4. Basis Ekiplerinin Rolü: Lisans Yönetiminde Görünmeyen Güç
Lisans yönetimi çoğu şirkette IT yöneticilerinin veya satın alma birimlerinin sorumluluğunda görünür. Oysa gerçek verinin kaynağı sistemdir — ve o sistemin kalbinde Basis ekibi bulunur.
Basis ekipleri:
- Kullanıcı aktivitelerini analiz eder,
- Ölçüm araçlarını (USMM, LAW3, Solution Manager) doğru konfigüre eder,
- Yetki profilleriyle lisans tipleri arasındaki farkları ortaya çıkarır,
- Gereksiz kullanıcıları temizler.
SAP Community’de sıkça vurgulandığı gibi, “effective license management starts with technical transparency.” Yani teknik görünürlük olmadan doğru lisans yönetimi mümkün değildir.
5. Proaktif Lisans Optimizasyonu: Denetim Gelmeden Kazanmak
Proaktif lisans yönetimi, denetim öncesi değil, denetim olmadan önce değer yaratır. Amaç; lisans ölçümünü yılda bir kez yapılan bir formalite olmaktan çıkarıp, sürekli görünürlük sağlayan bir yönetim pratiğine dönüştürmektir.
1. Kullanım Analizi
Gerçek kullanıcı davranışlarını analiz ederek lisans tipleriyle eşleştirin. SAP’nin “user classification” ilkesine dayanan bu yöntem, yalnızca sistemde kaç kullanıcı olduğunu değil, bu kullanıcıların lisanslanmış haklarını ne kadar etkin kullandığını da ortaya çıkarır.
Pratikte, SE16N (Tablo Görüntüleme) gibi analiz araçlarını sık kullanan bir kullanıcı ‘Professional’ lisans gerektirebilirken, yalnızca belirli bir raporu (ör. ZFIYAT_SORGULAMA) çalıştıran bir kullanıcı ‘Employee’ lisansıyla uyumlu kalabilir. Bu analiz olmadan yapılan lisans atamaları genellikle fazla ödeme anlamına gelir.
2. Kullanıcı Konsolidasyonu
SAP Help Portal, “delete or deactivate obsolete users before measurement” önerisini verir. Aktif olmayan, yinelenen veya sistem tarafından otomatik oluşturulmuş kullanıcıların temizlenmesi, lisans yükünü %10–20 azaltabilir. Bu, Basis ekiplerinin hızlı kazanım sağlayabileceği en doğrudan optimizasyon adımıdır.
3. Dolaylı Erişim Haritalaması
Üçüncü parti sistemlerin SAP’ye erişim yöntemlerini mutlaka belgeleyin. Dolaylı erişim (indirect access) SAP denetimlerinde en tartışmalı alanlardan biridir; Community’de önerilen yaklaşım nettir: “Identify, classify, document – before SAP does it for you.” Yani erişimleri siz tanımlayın, SAP değil.
4. Test/QA Ortamlarının Gözden Geçirilmesi
Test ve geliştirme ortamları, lisans maliyetlerini fark ettirmeden şişirebilir. Bu sistemlerde non-productive lisans kullanımı yapılandırılmalıdır. Bu farkındalık, denetim sırasında test kullanıcılarının yanlışlıkla üretim lisansı olarak sayılmasını önler.
5. Otomasyon ve Lisans Yönetim Araçları
USMM (transaction: USMM), LAW3 (License Administration Workbench 3.0), SAP Solution Manager License Audit Management ve License Management Cockpit gibi araçların düzenli kullanımı şarttır.
Bu araçlar yalnızca rapor üretmez; doğru konfigüre edildiğinde kullanıcı sınıflandırmasını otomatikleştirir, anlık ölçüm hatalarını azaltır ve zaman kazandırır. Böylece lisans yönetimi “manuel excel kontrolünden” çıkıp sistematik bir sürece dönüşür.
6. Sürekli Ölçüm ve İzleme Döngüsü
Proaktif yönetim, lisans ölçümünü yılda bir kez yapılan bir faaliyet olmaktan çıkarıp sürekli bir süreç haline getirmelidir.
USMM ölçümlerini aylık veya çeyrek dönemlik olarak tekrarlamak ve sonuçları sade bir dashboard (ör. SAP Analytics Cloud, Power BI veya Excel) üzerinde izlemek, anormallikleri ve uyumsuzlukları denetim gelmeden çok önce tespit etmeyi sağlar. Bu yaklaşım, mali sürprizleri önlemenin en etkili yollarından biridir.
7. Basis Kontrol Paneli
Basis ekiplerinin en büyük gücü, SAP sisteminin kalbindeki teknik şeffaflıktır. USMM yalnızca bir raporlama aracı değil, doğru konfigüre edildiğinde optimize edilmiş bir lisanslama enstrümanıdır.
📊 Ölçüm süreci, “Measurement Data → Create Measurement” adımıyla başlar ve sistem kullanıcı tiplerini, son giriş tarihlerini ve transaction aktivitelerini analiz eder. Sonuçlar USMM_USAGE_LOG tablosunda kaydedilir ve bu veriler, lisans optimizasyonu için temel teşkil eder.
Basis ekiplerinin düzenli olarak şu noktalarda görünürlük sağlaması gerekir:
- Kullanıcı master verileri ve rol atamaları (USR02, USR04, AGR_USERS)
- Aktif oturum ve kullanıcı yoğunluğu (SM04, AL08)
- Gerçek kullanım analizi (STAD, ST03N)
- RFC bağlantıları ve dolaylı erişim tespiti (SM59, SMGW)
Bu kontroller, lisans ölçümünü denetim sonrası bir işlem olmaktan çıkarıp canlı bir kontrol paneli pratiğine dönüştürür.
6. Named User vs. Concurrent User – Doğru Seçim, Büyük Tasarruf
SAP’de iki temel lisanslama modeli vardır: Named User ve Concurrent User. Aralarındaki fark, erişim şekline ve kullanım sıklığına göre büyük maliyet farkı yaratabilir.
- Named User: Her kullanıcıya özel lisans. Sürekli erişim gereken roller (Finans, Satın Alma, Üretim) için idealdir.
- Concurrent User: Aynı anda aktif kullanıcı sayısı üzerinden lisanslanır.
Vardiyalı çalışan ekipler veya seyrek erişim senaryolarında %40–60’a kadar tasarruf sağlar.
💡 Kritik Nokta: Kullanıcılarınızın çoğu günde sadece 1-2 saat sisteme giriyorsa, concurrent model maliyet avantajı sağlar. Ancak SM04 veya AL08 oturum analizleriyle “peak usage” (eş zamanlı oturum sayısı) ölçülmeden bu karara varılmamalıdır.
Basis ekiplerinin bu analizi düzenli yapması, şirketin yıllık lisans bütçesini doğrudan etkiler.
💡 Önemli Uyarı: Concurrent User modeli tasarruf sağlasa da, peak time (iş yoğunluğunun en yüksek olduğu saatlerde) eşzamanlı kullanıcı limitinin aşılması durumunda, bazı kullanıcılar sisteme erişemeyebilir. Bu durum, operasyonel aksamalar ve verimlilik kaybı gibi ciddi sonuçlara yol açabilir. Karar verirken yalnızca maliyet değil, bu potansiyel risk de mutlaka değerlendirilmelidir.
7. Geleceğe Bakış: S/4HANA ve Dijital Erişim Modeli
SAP, S/4HANA ile Dijital Erişim (Digital Access) modelini de tanıttı. Bu model, klasik dolaylı erişim riskini azaltmayı ve süreçleri belge bazlı (document-based) lisanslamaya taşımayı amaçlar. Bu yeni yaklaşım, özellikle IoT (Nesnelerin İnterneti) ve büyük veri entegrasyonlarının yaygınlaştığı modern ortamlarda büyük önem taşır.
S/4HANA’ya geçiş, lisans stratejinizi en baştan gözden geçirme fırsatıdır.
Digital Access Paketi: Dolaylı erişim senaryolarını kullanıcı değil, belge (document) bazında lisanslar.
Örneğin ayda 10.000 sipariş işleniyorsa, lisanslama kullanıcı sayısına göre değil, belge sayısına göre yapılır.
S/4HANA’da standart hale gelen Usage and Procedure Logging (UPL) aracı, bu belge bazlı lisanslamanın kalbindedir. UPL, Digital Access kapsamındaki işlemleri — örneğin sipariş, satınalma talebi, malzeme belgesi gibi — otomatik olarak loglar ve sayar.Basis ekipleri için UPL verilerini düzenli izlemek, dijital erişim kaynaklı lisans maliyetlerini anlamak ve yönetmek açısından hayati öneme sahiptir.
Full-Use vs. Restricted-Use: S/4HANA’da kullanıcılar artık “ne kadar özellik kullandığına” göre lisanslanır. Sadece raporlama yapan kullanıcılar, işlem yapanlardan daha düşük maliyetlidir.
💡 Kritik Fırsat:
ECC’deki RFC çağrılarınızı belge bazlı modele uyumlu hale getirmek, birçok senaryoda %30–50 arasında potansiyel tasarruf yaratabilir. Basis ekipleri için bu, IDoc sayımı ve belge akışı analizleri (WE02, WE05) gibi yeni görevlerin önem kazandığı anlamına gelir.
8. SAP Lisans Yönetiminde Teknik Veriden Stratejik İş Birliğine
SAP lisans yönetimi karmaşık, ama yönetilemez değildir. Sorun teknikten çok organizasyoneldir. Başarılı bir lisans yönetimi, Basis ekibinin sağladığı teknik verilerin IT yöneticileri, finans ve satınalma ekipleriyle sürekli paylaşıldığı bir iş birliği modeliyle mümkündür. Basis veriyi üretir; finans ve satınalma ekipleri bu veriyi sözleşme yönetimi, bütçe planlaması ve mali optimizasyon için kullanır. Böylece teknik görünürlük, organizasyonel farkındalığa dönüşür.
Düzenli analiz, doğru araç kullanımı ve Basis ekibinin farkındalığı sayesinde:
- Fazla ödenen lisanslar tespit edilir,
- Dolaylı erişim riskleri minimize edilir,
- Audit süreci kontrol altına alınır.
Sonuç: sadece uyum değil, doğrudan finansal kazanım.